24 Kasım 2011 | KONUK YAZAR 41. Sayı (Kasım - Aralık 2011)

Hadi Özbulut Proses Mühendisi - Akifer Su Hizmetleri Tic. Ltd. Şti. İçme suyu temini, içme suyunun arıtılması, depolanması ve dezenfeksiyonu gibi faaliyetler kapsamında halk sağlığı, iş sağlığı ve güvenliği (İSG), kalite ve çevre bilinci gibi birçok önemli boyut da bulunmaktadır.
Bunların etkin, sorunsuz ve sürdürülebilir şekilde işletilmeleri gerekmektedir. Bu nedenle kritik işletmeler için Olay Yönetim Sistemi uygulamalarına ihtiyaç duyulmaktadır.

Peki Olay Yönetimi ve amacı nedir?.. Meydana gelebilecek acil durumlarda, yapılması gereken aksiyonları belirlemek, ürün uygunsuzluğunu, proses aksamalarını, kayıpları, hasarları ve çevre kirlenmelerini engellemek veya en aza indirgemek için kurulan sisteme Olay Yönetim Sistemi denilmekte ve bu sisteme göre yapılan uygulamalar Olay Yönetimi olarak adlandırılmaktadır. Sistem içerisinde kullanılan tanımlamalara kısaca açıklık getirmek gerekirse çalışan, ziyaretçi veya halktan birilerinin ölümü ya da ağır yaralanmasına neden olabilecek veya işletmenin zarar görmesi, kapatılması, çevresel zarar vermesi, ekonomik kayıp ve imaj zedelenmesi ile sonuçlanabilecek durumlara “Olay” denilmektedir. Her olayın seviyelerine göre farklı farklı “Olay Yöneticileri” bulunmaktadır. Olayın seviyesine bağlı olarak değişen, olay sırasında alınacak aksiyonları belirleyen ve takip eden, gerekli yerleri ve kişileri bilgilendiren, olaya müdahale etmek için tam yetkiye sahip yöneticiler tayin edilmişlerdir. Olay öncesinde ve sırasında, gereken yönetim seviyesini değerlendirmek, olayın ciddiyetinin iletimi için en kısa yolu belirlemek, olayın ölçeğinin ve olayın riskinin herkes tarafından anlaşılmasını sağlamak amacıyla “Olay Seviyeleri” belirlenmektedir.

İşletmeler açısından olay yönetimine yönelik ilk adım, yapılan faaliyetle ve bulunulan konumla ilgili olarak meydana gelme ihtimali olan, daha önce yapılan benzer işlerde tespit edilmiş ya da işletme süreci içerisinde tespit edilen ve işletme açısından olumlu ya da olumsuz etki yaratma ihtimali olan olguların belirlenmesi olmalıdır.

Belirlenecek olgular ise şu özelliklere sahip olabilir: “Olağandışı”, “Planlanmayan”, “Limit / Yasal Gereklilikleri Aşan”, “Potansiyel ya da Olağan Etkileri Olan”, “Aciliyeti Olan”, “Farklı bir Aksiyon Gerektiren”, “Hızlı bir Tepki Yeteneği Gerektiren”, “Çalışanlar, Kamu ve Çevre için Tehlike Oluşturan”, Kurum Marka Değerine ve İmajına Hasar Veren”, “Müşteriye ve Paydaşlara Etkisi Olan”.

Bu ihtimallerin işletme sırasında gerçekleştiği ve artık vaka haline geldiği durumlar ise işletmeler açısından “Olay” olarak nitelendirilmektedir. İşletmenin olay yönetimi ile ilgili stratejisini önceden oluşturmasının, olay sırasında sağlayacağı faydalar oldukça fazladır. Ancak Olay Yönetim Sisteminin ihtiyaca yönelik olup olmaması da sistemin etkinliğini belirlemektedir. Dolayısıyla etkin bir Olay Yönetim Sistemi için kritik konuları önceden belirlemek gerekmektedir.

Başlıca kritik konular ise şunlardır: “Olay Yönetiminin Üst Yönetim Tarafından Desteklenmesi”, “Erken Uyarı Noktalarının ve Eşik Değerlerinin Belirlenmesi”, “Risk Değerlendirmesi ve Acil Durum Planlaması”, “Etkin Rehberlik, Eğitim ve Tatbikatlar”, “Olayın Kontrol Altına Alınabilmesi için Olaya Odaklanma”, “Koordinasyonun Tek bir Noktadan Sağlanması”, “Olayın Hangi Seviyede Olduğunun Doğru Şekilde Belirlenmesi”.
Dolayısıyla operasyonel konular hakkında (Güvenlik, Hizmet, Teknik vb.) risk değerlendirmesi ve acil durum planlaması yapılmalı, alarm seviyeleri ve eşik değerleri belirlenmeli ve olay yönetimi sorumluları, görev tanımları, ne şekilde raporlama yapılacağı gibi konular net bir şekilde yazılı hale getirilmelidir.
Alarm seviyeleri, olayın prosese, çevreye, müşteriye ve paydaşlara olan etkisine göre belirlenmelidir. En düşük seviye, kısmen prosese ve müşteriye etkisi olabilecek ve müdahale ile düzelme olasılığı yüksek durumlar için geçerli olabilecekken, en yüksek seviye, halk sağlığına ve çevreye, kurum marka değerine ve imajına zarar verebilecek, müşteriyi ve paydaşları etkileyen durumlar için geçerli olmalıdır. Ayrıca erken uyarı noktaları ve seviyeler arasında geçişin sağlanacağı eşik değerlerin de belirlenmesi ve belirlenen değer ve seviyelere göre aksiyon planlarının hazırlanması gerekmektedir. Belirlenen erken uyarı noktalarına ve eşik değerlere ulaşılması ile olayın idrak edilmesi arasında geçen süre Olay Yönetimi açısından kritik öneme sahiptir. Altın saatlerde bir olaya daha üst seviyelere ulaşmadan doğru şekilde müdahale etmek, meydana gelebilecek etkiyi en aza indirecektir. Olay Yönetiminin gelişimi ve sistemin sürekliliği açısından etkin bir yönetimi için aşağıdaki 5 adımlık döngü büyük önem taşımaktadır. Bununla birlikte yukarıda belirtilen tüm bu sebepler doğrultusunda vuku bulma ihtimali olan bütün olguların tüm boyutlarıyla etkin bir şekilde tespit ve analiz edilmesi, gerçekleşmesi halinde ise olay yönetimine yardımcı olan etkenler üzerine yapılan ön çalışmalar doğrultusunda minimum hata ile yönetilmesini sağlayacak çalışmalar yapılmalıdır.

Olay yönetimine yardımcı etkenler şu şekilde sıralanabilir: “İşletme El Kitapları”, “Olay Yönetimi Prosedürleri”, “Tatbikatlar”, “Eğitimler” ve “Eğitimli Personel”.

Olay yönetimine engel olan etkenler ise şöyledir: “Olayın Geniş ve Karmaşık bir Yapıda Olması”, “Gerçek Olayın Anlaşılamaması”, “Deneyimsizlik ve Risk Değerlendirmesi Yapılamaması”, “Bilgi Kirliliği ve/veya Yetersiz Bilgi Akışı”, “Olaya Odaklanamama”.

Söz konusu faaliyetin, “kesintisiz ve kaliteli içme suyu temini ve yönetimi” gibi hayati bir konu olması durumunda, meydana gelebilecek bir olayın önemi daha da artmaktadır. Bu nedenle olay yönetimine yardımcı olan etkenleri daha da geliştirmek ve engel olabilecek etkenlerle ilgili bilinci artırmak amacıyla sürekli gelişim felsefesi doğrultusunda düzenli çalışmalar yapılmalıdır. Ayrıca Olay Yönetim Sistemini destekleyen ilave kaynaklara da ihtiyaç vardır. Bunlardan bazıları Olay Risk Değerlendirme Formu, Risk Değerlendirme Skalası, her olaya özel Olay Kartları, Olay Kontrol Planı, İç ve Dış Haberleşme Planı, tatbikatlar ve tüm bunların sonuçlarından elde edilen verilerdir.

İçme Suyu Arıtma Tesisi işletmecileri, kesintisiz olarak kaliteli su temini yaparken, halk sağlığına ve çevreye duyarlı işletme yöntemlerini benimserken, en azından yürürlükteki yasalara uygun çalışmakla yükümlüdür. Tüm bu nedenlerden dolayı işletmeler, rekabetin çok yoğun olduğu ve değişimin baş döndürücü bir hal aldığı dünyada, varlıklarını devam ettirebilmek için rakiplerine karşı bir rekabet avantajına sahip olmak zorundadırlar. Son yıllarda organizasyon yapısı üzerine yapılan çalışmalarda da işletmeleri başarılı kılan faktörler arasında, her işletmenin sahip olduğu, o işletmeye özgü kimliği, iş yapış biçiminin ve paylaşılmış değerlerin, kısaca şirket kültürün önemli bir yeri olduğu belirtilmiştir. Olay Yönetimi ise bu kültürün ayrılmaz bir parçası olmak zorundadır.

 

---

R E K L A M